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Inkrafttreten: 17. Juli 2026

CyberHoot, LLC („CyberHoot“, „wir“, „uns“ oder „unser“) verpflichtet sich zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit personenbezogener Daten. Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unserer Schulungsplattform für Cybersicherheit und den zugehörigen Dienstleistungen („Dienst“) erfassen, verwenden und schützen.

Diese Datenschutzrichtlinie besteht aus zwei Teilen:

  • Teil A: Plattformdatenverarbeitung (wenn Sie CyberHoot über Ihren Arbeitgeber nutzen ODER wenn Sie ein kostenloses Einzelkonto erstellen)
  • Teil B: Website-Besucherdaten (wenn Sie unsere Website direkt besuchen)

Hinweis: In Teil A gibt es je nach Kontotyp unterschiedliche Datenverarbeitungsrollen:

  • Vom Arbeitgeber gesponserte Konten: Ihr Arbeitgeber ist der Datenverantwortliche; CyberHoot ist der Datenverarbeiter.
  • Kostenlose Einzelkonten: Sie sind der Datenverantwortliche; CyberHoot verarbeitet Daten, um Ihnen den Dienst direkt bereitzustellen.

Für die DSGVO-Standardvertragsklauseln, die Bedingungen des Datenverarbeitungszusatzes oder die Dokumentation zum internationalen Datentransfer lesen Sie bitte unsere Nutzungsbedingungen oder kontaktieren Sie uns unter dpo@cyberhoot.com.

Teil A: Plattformdatenverarbeitung

(Für Administratoren, Mitarbeiter und Benutzer, die über ihren Arbeitgeber zugreifen)

1. Ihr Arbeitgeber kontrolliert Ihre Daten

Wenn Sie über Ihren Arbeitgeber oder Ihre Organisation („Kunde“) auf CyberHoot zugreifen, ist Ihr Arbeitgeber der Datenverantwortliche und CyberHoot der Datenverarbeiter. Das bedeutet:

  • Ihr Arbeitgeber legt fest, welche Daten verarbeitet werden und warum.
  • Ihr Arbeitgeber hat Ihre Daten hochgeladen, um Ihr Konto einzurichten.
  • Ihr Arbeitgeber erhält Schulungsberichte und Compliance-Daten.
  • CyberHoot verarbeitet Ihre Daten ausschließlich gemäß den Anweisungen Ihres Arbeitgebers.

Bei Fragen zu Ihren Daten, Schulungsaufgaben oder zur Ausübung Ihrer Rechte als betroffene Person wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber (in der Regel die Personal- oder IT-Abteilung). Wir unterstützen Ihren Arbeitgeber bei der Beantwortung von Anfragen, antworten jedoch nicht direkt einzelnen Mitarbeitern, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

2. Daten, die wir im Auftrag Ihres Arbeitgebers verarbeiten

Benutzer- und Kontodaten:

  • Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Berufsbezeichnung, Abteilung, Funktion, Organisationsstruktur
  • Schulungsabschlussberichte, Quiz-Ergebnisse, Ergebnisse der Phishing-Simulation
  • Richtlinienbestätigungen und elektronische Signaturen
  • IP-Adressen, Zeitstempel, Geräte-/Browserinformationen, Sitzungsprotokolle

Administrator-Authentifizierungsdaten:

  • Anmeldeinformationen (Passwörter mit mindestens 15 Zeichen, kryptografisch gehasht)
  • Multi-Faktor-Authentifizierung: E-Mail, Telefonnummern (SMS), Authentifizierungs-Apps oder Passkey-Anmeldeinformationen (sofern unterstützt)
  • Protokolle administrativer Aktivitäten (Anmeldungen, IP-Adressen, Konfigurationsänderungen, Benutzerbereitstellung)

Hinweis: Endbenutzer erstellen keine Konten oder Passwörter. Sie greifen über sichere, individuelle Links (pro Benutzer/Aufgabe, aktiv bis zum Abschluss, danach deaktiviert) auf die Schulung zu. Nur Administratoren erstellen Konten.

Dark-Web-Überwachung (falls aktiviert):

  • E-Mail-Adressen, Domains, geschwärzte Anmeldeinformationsfragmente (wir speichern KEINE Klartextpasswörter)

Zahlung & Abrechnung:
Lediglich die Kontaktdaten für die Rechnungsstellung werden benötigt. Die gesamte Zahlungsabwicklung (Kreditkarten, Bankkonten) erfolgt über externe Zahlungsdienstleister (Stripe), die den PCI-DSS-Standards entsprechen. Wir sehen oder speichern keine Zahlungsinformationen.

Daten, die wir NICHT verarbeiten: Sozialversicherungsnummern, Finanzdaten, biometrische Daten, Gesundheitsinformationen, Passwörter im Klartext.

CyberHoot Report Phish Add-on:
Wenn Ihre Organisation das CyberHoot-Add-on „Phish-E-Mails melden“ für Gmail verwendet, wird der Inhalt jeder E-Mail, die ein Benutzer zur Meldung auswählt, einschließlich des vollständigen Quelltextes, je nach Konfiguration an das konfigurierte Sicherheitspostfach Ihrer Organisation oder zur Phishing-Analyse an CyberHoot übermittelt. Das Add-on greift ausschließlich auf die vom Benutzer aktiv zur Meldung ausgewählte Nachricht zu und liest, scannt oder speichert keine weiteren E-Mails im Postfach des Benutzers.

Bei der Verwendung von Rohdaten oder abgeleiteten Nutzerdaten, die CyberHoot von Google Workspace APIs erhält, werden die Google-Nutzerdatenrichtlinien, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung, eingehalten.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich gemäß den Anweisungen Ihres Arbeitgebers für folgende Zwecke:

  • Dienstleistungserbringung (Schulungen, Phishing-Simulationen, Compliance-Berichterstattung)
  • Sicherheit und Betrugsprävention
  • Plattformverbesserung durch Verwendung aggregierter, anonymisierter Daten (NICHT individuelle Daten für KI/ML-Training ohne Einwilligung)
  • Kundensupport und Fehlerbehebung
  • Einhaltung der Gesetze und Schutz unserer Rechte

Kommunikation: Wir versenden notwendige Service-Mitteilungen und Sicherheitswarnungen. Optionale Produktaktualisierungen oder Umfragen erfordern eine separate Einwilligung (Abmeldung jederzeit möglich).

Wir tun dies NICHT: Wir verkaufen Daten, nutzen sie nicht für zielgerichtete Werbung und geben sie nicht für Marketingzwecke Dritter weiter.

4. Aufbewahrungsfristen

Die Daten werden während der Laufzeit des Abonnements Ihres Arbeitgebers zuzüglich 30 Tagen für den Export gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten sicher gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

5. Subprozessoren

Wir beauftragen geprüfte Unterauftragnehmer mit der Erbringung der Dienstleistung. Alle Unterauftragnehmer sind vertraglich an gleichwertige Datenschutzverpflichtungen gebunden.

Eine aktuelle Liste steht Administratoren innerhalb der CyberHoot-Plattform zur Einsichtnahme durch Partner und Kunden zur Verfügung. Wir informieren über neue Unterauftragnehmer 30 Tage im Voraus über die Plattform und durch direkte Kommunikation, nicht durch öffentliche Bekanntmachung. Ihr Arbeitgeber kann innerhalb von 15 Tagen Widerspruch einlegen, indem er sich an dpo@cyberhoot.com wendet . Sollten wir keine Alternative anbieten können, kann Ihr Arbeitgeber den Vertrag straffrei kündigen.

6. Internationale Datenübertragungen

Die primären Plattformdaten von CyberHoot, einschließlich aller personenbezogenen Daten wie Benutzerdatensätze, Trainingsergebnisse, Authentifizierungsdaten und administrative Informationen, werden in den USA gehostet und verarbeitet. CyberHoot nutzt das Content Delivery Network (CDN) von Cloudflare, um Plattforminhalte wie von Kunden hochgeladene Bilder (Logos) bereitzustellen. Cloudflare kann diese Inhalte im Rahmen des CDN-Betriebs auf Servern außerhalb der USA zwischenspeichern. Cloudflare verwendet eigene, DSGVO-konforme Datenübertragungsmechanismen, einschließlich Standardvertragsklauseln. Kunden, die der DSGVO, der britischen DSGVO oder den schweizerischen Datenschutzgesetzen unterliegen, können die Standardvertragsklauseln und Übertragungssicherheitsvorkehrungen von CyberHoot auf Anfrage erhalten. Bitte kontaktieren Sie dpo@cyberhoot.com, um die Übertragungsdokumentation zu unterzeichnen.

7. Sicherheit

Wir setzen wirtschaftlich angemessene Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, Multi-Faktor-Authentifizierung für Administratoren, Angriffserkennung, jährliche Penetrationstests, Schwachstellenscans und rollenbasierte Zugriffskontrolle. Die vollständigen Sicherheitszusagen sind in unseren Nutzungsbedingungen, Abschnitt 6.7, detailliert beschrieben.

Ihr Arbeitgeber ist verantwortlich für die Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung, die Pflege sicherer Passwörter (mindestens 15 Zeichen), die rechtzeitige Bereitstellung/Entfernung von Benutzerkonten und die Sicherung der Zugriffsgeräte.

8. Benachrichtigung über Datenverletzungen

Falls ein Sicherheitsvorfall zu einem unbefugten Zugriff auf Ihre Daten führt:

  • Wir benachrichtigen Ihren Arbeitgeber unverzüglich nach Bestätigung des Vorfalls.
  • Für Betroffene aus der EU/dem Vereinigten Königreich/der Schweiz: innerhalb von 72 Stunden nach Bestätigung
  • Für US-Einwohner: innerhalb der in den jeweiligen Landesgesetzen vorgeschriebenen Fristen.
  • Ihr Arbeitgeber entscheidet, ob er Sie und die Aufsichtsbehörden benachrichtigt.

9. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben möglicherweise das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht, Beschwerden bei den Datenschutzbehörden einzureichen (gemäß DSGVO, UK DSGVO, Schweizer Recht, CCPA/CPRA).

Ausübung Ihrer Rechte: Kontaktieren Sie zunächst Ihren Arbeitgeber. Wir unterstützen Ihren Arbeitgeber dabei, innerhalb von 30 Kalendertagen zu antworten. Sollte Ihr Arbeitgeber nicht reagieren, wenden Sie sich bitte mit einem Identitätsnachweis an dpo@cyberhoot.com .

Ausnahme: Kostenlose Einzelkonten

Wenn Sie ein kostenloses CyberHoot-Privatkonto erstellt haben (nicht über einen Arbeitgeber oder eine Organisation), sind SIE der Datenverantwortliche Ihres Kontos, und CyberHoot verarbeitet Ihre Daten, um Ihnen den Dienst direkt bereitzustellen. Für kostenlose Privatkonten gilt Folgendes:

  • Sie haben die Kontrolle über Ihre Daten und Ihr Konto.
  • Sie können Ihre Betroffenenrechte direkt bei CyberHoot ausüben.
  • Kontakt dpo@cyberhoot.com Sie haben das Recht, auf Ihre Daten zuzugreifen, diese zu berichtigen, zu löschen, einzuschränken, zu übertragen oder ihrer Verarbeitung zu widersprechen.
  • Wir werden innerhalb von 30 Kalendertagen antworten.
  • Sie müssen nicht über einen Arbeitgeber gehen.

Marketingkommunikation für kostenlose Konten:
CyberHoot kann Ihnen produktbezogene Mitteilungen zusenden, darunter:

  • Serviceankündigungen und Funktionsaktualisierungen
  • Upgrade-Angebote auf kostenpflichtige Tarife
  • Schulungsinhalte zur Sensibilisierung für Cybersicherheit
  • Bewährte Trainingsmethoden und Tipps

Rechtsgrundlage (DSGVO): Berechtigtes Geschäftsinteresse an der Bereitstellung von Produktinformationen für unsere Nutzer. Sie können Werbemitteilungen jederzeit über den Abmeldelink in den E-Mails oder per E-Mail an dpo@cyberhoot.com abbestellen . Servicekritische Mitteilungen (Sicherheitswarnungen, Kontobenachrichtigungen, Änderungen der Nutzungsbedingungen) können nicht abbestellt werden, solange Ihr Konto aktiv ist.

Diese Ausnahme gilt NICHT, wenn Ihr Konto von einem Arbeitgeber, einer Organisation, einer Schule oder einem MSP-Partner bereitgestellt wurde. Diese Konten unterliegen weiterhin den oben genannten Bestimmungen zur Arbeitgeberkontrolle.

Teil B: Website-Besucherdaten

(Für potenzielle Kunden, die CyberHoot.com besuchen)

Wenn Sie unsere Website besuchen oder Produktinformationen anfordern, ist CyberHoot der Datenverantwortliche. Sie können Ihre Rechte direkt bei uns geltend machen.

1. Von uns erfasste Daten

  • Kontaktinformationen: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Telefonnummer, Berufsbezeichnung (aus Kontaktformularen, Demoanfragen, Newsletter-Anmeldungen)
  • Website Analytics: IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen, besuchte Seiten, Verweildauer auf der Website, Verweisquelle (über Cookies und Analysetools)
  • Demo- und Verkaufsdaten: Unternehmensgröße, Sicherheitsanforderungen, Budget/Zeitplan, Besprechungsnotizen, CRM-Datensätze

2. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und Tracking-Technologien für: (a) die grundlegenden Funktionen der Website; (b) Analysen zum Besucherverhalten und zur Verbesserung der Inhalte; und (c) die Personalisierung. Für nicht notwendige Cookies benötigen wir Ihre Einwilligung gemäß geltendem Recht. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen in Ihren Browsereinstellungen oder über unser Cookie-Einwilligungstool verwalten. Das Blockieren notwendiger Cookies kann die Funktionalität der Website beeinträchtigen. Für Besucher aus der EU und Großbritannien benötigen wir Ihre Einwilligung für nicht notwendige Cookies gemäß der ePrivacy-Richtlinie. Gemäß CCPA/CPRA haben Sie das Recht, der Weitergabe Ihrer über Tracking-Technologien erfassten personenbezogenen Daten zu widersprechen.

3. Wie wir diese Daten nutzen

  • Vertrieb und Geschäftsentwicklung: Beantwortung von Anfragen, Vereinbarung von Demos, Verwaltung der Vertriebspipeline
  • Marketing: Versand von Newslettern, Produktaktualisierungen und Veranstaltungseinladungen (mit Einwilligung – Abmeldung jederzeit möglich)
  • Website-Verbesserung: Analyse des Besucherverhaltens zur Verbesserung von Inhalten und Nutzererfahrung

Rechtsgrundlage (DSGVO): Berechtigtes Geschäftsinteresse (Vertrieb), Einwilligung (Marketing-E-Mails), Vertragserfüllung (Demo-Durchführung)

4 Teilen

Wir teilen Website-Daten mit Dienstleistern (E-Mail-Plattformen, CRM-Systeme, Analysetools, Webinar-Tools), die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Wir verkaufen Ihre Daten NICHT.

5. Ihre Rechte

  • Greifen Sie auf Ihre Daten zu, korrigieren oder löschen Sie diese.
  • Abmeldung von Marketing-E-Mails (Link in jeder E-Mail)
  • Cookies können über die Browsereinstellungen deaktiviert werden.
  • Sie können Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit widerrufen, sofern diese auf Ihrer Einwilligung beruht; der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor der Verarbeitung erfolgten Verarbeitung.
  • Einwohner Kaliforniens: Keine Strafgebühren oder Preisunterschiede bei Ausübung der Rechte gemäß CCPA
  • Kontaktiere Sie uns: dpo@cyberhoot.com

Wir antworten innerhalb von 30 Kalendertagen. Sie können sich auch mit einer Beschwerde an Ihre Datenschutzbehörde wenden.

Allgemeine Bestimmungen

1. Kinder und Minderjährige

Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 13 Jahren (USA/COPPA) bzw. unter 16 Jahren (EU/GB/DSGVO und Kanada) ohne nachweisbare Einwilligung der Eltern oder Erziehungsberechtigten. Für Nutzer zwischen 13 und 16 Jahren in Ländern, in denen die DSGVO gilt, verlangt CyberHoot, dass der Arbeitgeber oder die Organisation (als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung) vor der Einrichtung des Nutzerkontos die entsprechende Einwilligung der Eltern einholt und dokumentiert.

2. Bestätigung gemäß PIPEDA und dem australischen Datenschutzgesetz

CyberHoot erkennt seine Verpflichtungen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen in den Ländern an, in denen unsere Dienste genutzt werden, darunter der Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) in Kanada und der australische Privacy Act 1988. Kunden in diesen Ländern können sich unter dpo@cyberhoot.com melden, um landesspezifische Dokumente oder Erklärungen zu erhalten.

3. KI und maschinelles Lernen

Wir verwenden keine individuellen Kundendaten zum Trainieren von KI/ML-Modellen. Kunden dürfen den Dienst oder dessen Ergebnisse nicht zum Trainieren von KI/ML-Modellen verwenden.

4. Änderungen dieser Richtlinie

Diese Datenschutzrichtlinie kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die jeweils aktuelle Version finden Sie unter https://cyberhoot.com/privacy-policy/ . Bei wesentlichen Änderungen, die unsere Datenverarbeitungspraktiken betreffen, informieren wir die betroffenen Parteien per E-Mail oder über eine Benachrichtigung auf der Plattform.

5. Kontaktiere uns

CyberHoot prüft derzeit seine Verpflichtungen gemäß Artikel 27 DSGVO hinsichtlich der Benennung eines Vertreters für die EU oder Großbritannien. Kunden in der EU oder Großbritannien mit Fragen zum Datenschutz können sich bis zur Benennung eines formellen Vertreters direkt an unseren Datenschutzbeauftragten unter dpo@cyberhoot.com wenden.

  • Datenschutzbeauftragter: dpo@cyberhoot.com
  • Allgemeine Unterstützung: support@cyberhoot.com
  • Telefon: +1 (603) 793-1382
  • E-Mail: CyberHoot, LLC, 21 Mary Batchelder Rd., Hampton, NH 03842, USA

Wir antworten innerhalb von 30 Kalendertagen.

Letzte Überprüfung und Genehmigung: 30. Juni 2026