Três (3) razões pelas quais as políticas e os processos são essenciais

Três (3) razões para políticas e procedimentos:

Todas as empresas são regidas por leis, regulamentos e controles legislativos promulgados pelos países em que operam. Políticas e procedimentos ajudam as empresas a cumprir os regulamentos. Por meio de políticas e procedimentos, as empresas também podem reduzir suas responsabilidades e aprimorar suas melhores práticas de segurança cibernética. Esses três benefícios são o principal motivo pelo qual tantas empresas criam um programa robusto de políticas e procedimentos. Políticas e procedimentos de governança frequentemente levam a:

• Funcionários que entendem o que é esperado.
• Gestão que pode ser responsabilizada.
• Tecnologia robusta o suficiente para evitar violações de dados dispendiosas.
• Proteção contra ações judiciais frívolas de funcionários.

Este artigo se concentra nos três principais benefícios da conformidade regulatória, responsabilidades e melhores práticas.

Leis e conformidade regulatória:

Da Lei de Proteção ao Consumidor da Califórnia (CCPA) e da Lei de Proteção e Responsabilidade de Informações de Saúde (HIPAA) às regulamentações do setor de cartões de pagamento (PCI DSS) , todas as empresas hoje precisam se adequar a leis e regulamentações para vender seus produtos e serviços. Políticas e procedimentos de Recursos Humanos (RH) e Segurança Cibernética ajudam a cumprir as obrigações de conformidade, evitando multas, processos judiciais e violações de dados. Um conjunto de políticas conciso e de fácil leitura ajudará a proteger sua empresa desses desafios.

Passivo: Redução de Risco

Empresas de sucesso começam a acumular riqueza na forma de ativos. No entanto, os passivos não ficam apenas do outro lado do livro-razão. Políticas e procedimentos podem ajudar a defender uma empresa de um processo judicial movido por funcionários. Por exemplo, se alguém reclamar de bullying no trabalho, uma empresa com políticas sólidas pode indicar um manual do funcionário que proíba tais comportamentos e delineie um processo a ser seguido para que os funcionários registrem uma reclamação caso sintam que foram assediados de alguma forma. Um manual de RH robusto também chamará a atenção para as garantias de não retaliação para os reclamantes. Se houver processos judiciais, essa empresa estará bem preparada para se defender não apenas dentro da letra da lei, mas também dentro do espírito da lei. Elas reduziram sua exposição à responsabilidade. Encerrar a discussão aqui seria um desserviço. Pois essas empresas também estabeleceram expectativas de melhores práticas com os funcionários e é a isso que recorremos para nosso benefício final.

Adotando Melhores Práticas

Os funcionários geralmente querem fazer a coisa certa. Muitas vezes, a única maneira de orientar seus comportamentos de forma consistente ao longo do tempo é codificar essas práticas recomendadas no manual do funcionário, bem como em políticas e processos específicos de segurança cibernética. Dessa forma, os funcionários podem aprender como se comportar dentro da empresa, como escalar preocupações antes que se tornem insustentáveis, como operar a tecnologia corretamente e, finalmente, como operar a empresa com segurança. 

Em uma empresa para a qual a CyberHoot prestou consultoria, um Processo de Transferência Bancária foi implementado e, em 6 meses, ajudou a prevenir uma transferência bancária fraudulenta de mais de US$ 50,000. O responsável financeiro envolvido conseguiu seguir um processo para confirmar verbalmente uma alteração nas instruções de transferência bancária recebidas de um fornecedor e, após ligar, identificou que a conta de e-mail do fornecedor havia sido invadida e que um hacker havia inserido novas informações da conta de transferência bancária na discussão. Sem a prática recomendada de ligar para confirmar verbalmente todas as alterações de transferência bancária, US$ 50,000 poderiam ter desaparecido em um instante.

Conclusões:

Políticas e procedimentos são componentes essenciais de todos os programas de segurança cibernética de defesa em profundidade. Esses documentos devem ser mantidos atualizados pelo menos semestralmente, devem ser comunicados automaticamente aos funcionários no momento da contratação e precisam se adaptar às mudanças nas circunstâncias. Na primavera de 2020, o mundo inteiro se adaptou a um surto de pandemia e as políticas de trabalho remoto tiveram que ser atualizadas para se adaptar a essa nova realidade. Uma comunicação sólida é fundamental para administrar um negócio de sucesso. Políticas e procedimentos são uma das melhores ferramentas para alcançar uma comunicação sólida e definir expectativas com os funcionários.

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