Drie (3) redenen waarom beleid en processen cruciaal zijn

5 mei 2020 | Blog, kleverig

Beleid en proces zijn van groot belang voor de bescherming van uw bedrijf

Drie (3) redenen voor beleid en procedures:

Alle bedrijven worden gereguleerd door wetten, regels en wettelijke controles die zijn vastgesteld door de landen waarin ze actief zijn. Beleid en procedures helpen bedrijven om aan de regelgeving te voldoen. Door middel van beleid en procedures kunnen bedrijven ook hun aansprakelijkheid verminderen en hun best practices voor cyberbeveiliging verbeteren. Deze drie voordelen vormen de belangrijkste reden waarom zoveel bedrijven een robuust beleid- en procedureprogramma opstellen. Governancebeleid en -procedures leiden vaak tot:

Medewerkers die begrijpen wat er van hen verwacht wordt.
Management dat verantwoording kan afleggen.
Technologie die robuust genoeg is om kostbare datalekken te voorkomen.
Bescherming tegen lichtzinnige rechtszaken van werknemers.

In dit artikel staan de drie belangrijkste voordelen van naleving van regelgeving, aansprakelijkheden en best practices centraal.

Wetten en naleving van regelgeving:

Van de California Consumer Protection Act (CCPA) en de Health Information Protection and Accountability Act (HIPAA) tot de Payment Card Industry (PCI) -regelgeving: alle bedrijven moeten zich tegenwoordig door wet- en regelgeving heen worstelen om hun goederen en diensten te kunnen verkopen. Beleid en procedures voor personeelszaken (HR) en cybersecurity helpen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen en boetes, rechtszaken en datalekken te voorkomen. Een beknopte en gemakkelijk leesbare set beleidsregels helpt uw bedrijf te beschermen tegen deze uitdagingen.

Passiva: Risicovermindering

Succesvolle bedrijven beginnen vermogen te vergaren in de vorm van activa. Passiva bevinden zich echter niet alleen aan de andere kant van het grootboek. Beleid en procedures kunnen een bedrijf helpen verdedigen tegen rechtszaken van werknemers. Als iemand bijvoorbeeld klaagt over pesten op het werk, kan een bedrijf met een robuust beleid verwijzen naar een personeelshandboek dat dergelijk gedrag verbiedt en een procedure schetst die werknemers moeten volgen om een klacht in te dienen als ze zich op enigerlei wijze geïntimideerd voelen. Een sterk HR-handboek zal ook de aandacht vestigen op garanties tegen represailles voor klagers. Mochten er juridische procedures komen, dan is dit bedrijf goed voorbereid om zichzelf te verdedigen, niet alleen naar de letter van de wet, maar ook naar de geest ervan. Ze hebben hun aansprakelijkheidsrisico verminderd. Het zou een slechte dienst zijn om de discussie hier te beëindigen. Want deze bedrijven hebben ook best practice-verwachtingen geformuleerd voor werknemers en daar richten we ons uiteindelijk op.

Het overnemen van beste praktijken

Medewerkers willen over het algemeen het juiste doen. Vaak is de enige manier om hun gedrag consistent te houden door best practices vast te leggen in het personeelshandboek, evenals specifieke cybersecuritybeleidsregels en -processen. Zo leren medewerkers hoe ze zich binnen het bedrijf moeten gedragen, hoe ze zorgen kunnen escaleren voordat ze onhoudbaar worden, hoe ze technologie correct moeten gebruiken en, ten slotte, hoe ze het bedrijf veilig en betrouwbaar kunnen runnen.

Bij een bedrijf waar CyberHoot mee samenwerkte, werd een bankoverschrijvingsproces geïmplementeerd en binnen zes maanden werd een frauduleuze bankoverschrijving van meer dan $ 6 voorkomen. De betrokken financieel medewerker kon een proces volgen om een wijziging in de bankoverschrijvingsinstructies van een leverancier mondeling te bevestigen. Na een telefoontje bleek dat het e-mailadres van de leverancier was gehackt en dat een hacker nieuwe bankoverschrijvingsgegevens in het gesprek had ingevoerd. Zonder de best practice om alle bankoverschrijvingswijzigingen mondeling te bevestigen, had $ 50,000 in een oogwenk verdwenen kunnen zijn.

Conclusies:

Beleid en procedures vormen een cruciaal onderdeel van alle cybersecurityprogramma's die zich richten op diepgaande verdediging. Deze documenten moeten actueel worden gehouden door ze minstens twee keer per jaar bij te werken, ze moeten automatisch aan medewerkers worden gecommuniceerd bij indiensttreding en ze moeten zich aanpassen aan veranderende omstandigheden. In het voorjaar van 2020 paste de hele wereld zich aan de pandemie aan en moest het beleid rond thuiswerken worden bijgewerkt om aan deze nieuwe realiteit te voldoen. Sterke communicatie is essentieel voor een succesvolle onderneming. Beleid en procedures zijn een van de beste instrumenten om goede communicatie en het scheppen van verwachtingen bij medewerkers te bewerkstelligen.