Tre (3) motivi per cui le politiche e i processi sono fondamentali

Tre (3) motivi per le politiche e le procedure:

Tutte le aziende sono regolamentate da leggi, regolamenti e controlli legislativi emanati dai paesi in cui operano. Policy e procedure aiutano le aziende a conformarsi alle normative. Attraverso policy e procedure, le aziende possono anche ridurre le proprie responsabilità e migliorare le proprie best practice in materia di sicurezza informatica. Questi tre vantaggi sono la ragione principale per cui così tante aziende creano un solido programma di policy e procedure. Le policy e le procedure di governance spesso portano a:

• Dipendenti che capiscono cosa ci si aspetta da loro.
• Una gestione che può essere ritenuta responsabile.
• Una tecnologia sufficientemente solida da evitare costose violazioni dei dati.
• Protezione dalle cause legali frivole intentate dai dipendenti.

Questo articolo si concentra sui tre principali vantaggi della conformità normativa, delle responsabilità e delle migliori pratiche.

Leggi e conformità normativa:

Dal California Consumer Protection Act (CCPA) e dall'Health Information Protection and Accountability Act (HIPAA) alle normative PCI (Payment Card Industry) , oggi tutte le aziende devono districarsi tra leggi e regolamenti per poter vendere i propri beni e servizi. Le politiche e le procedure in materia di risorse umane (HR) e sicurezza informatica aiutano a rispettare gli obblighi di conformità, evitando al contempo multe, cause legali e violazioni dei dati. Un insieme di politiche concise e di facile lettura contribuirà a proteggere la vostra azienda da queste problematiche.

Passività: riduzione del rischio

Le aziende di successo iniziano ad accumulare ricchezza sotto forma di attività. Tuttavia, le passività non si limitano a essere registrate sul libro mastro. Politiche e procedure possono aiutare a difendere un'azienda da una causa intentata da un dipendente. Ad esempio, se qualcuno lamenta di essere stato vittima di bullismo sul lavoro, un'azienda con politiche solide può fare riferimento a un manuale per i dipendenti che proibisce tali comportamenti e delinea una procedura da seguire affinché i dipendenti possano sporgere denuncia se ritengono di essere stati molestati in qualsiasi modo. Un valido manuale per le risorse umane richiamerà anche l'attenzione sulle garanzie di non ritorsione per i denuncianti. In caso di procedimenti legali, l'azienda sarà ben preparata a difendersi non solo in base alla lettera della legge, ma anche nel rispetto dello spirito della stessa. Hanno ridotto la loro esposizione al rischio di responsabilità. Chiudere qui la discussione sarebbe un danno. Queste aziende hanno anche definito aspettative di buone pratiche con i dipendenti ed è a questo che ci rivolgiamo per il nostro beneficio finale.

Adozione delle migliori pratiche

In genere, i dipendenti desiderano fare la cosa giusta. Spesso, l'unico modo per guidare i loro comportamenti in modo coerente nel tempo è codificare le best practice nel manuale del dipendente, nonché in policy e processi specifici di sicurezza informatica. In questo modo, i dipendenti possono imparare come comportarsi all'interno dell'azienda, come segnalare le problematiche prima che diventino insostenibili, come utilizzare correttamente la tecnologia e, infine, come gestire l'azienda in modo sicuro e protetto. 

In un'azienda con cui CyberHoot ha collaborato, è stata implementata una procedura per i bonifici bancari che, in 6 mesi, ha contribuito a prevenire un bonifico fraudolento di oltre 50,000 dollari. Il responsabile finanziario coinvolto è riuscito a seguire una procedura per confermare verbalmente una modifica alle istruzioni di bonifico ricevute da un fornitore e, dopo aver chiamato, ha scoperto che l'account email del fornitore era stato violato e che un hacker aveva inserito nella conversazione le informazioni relative al nuovo conto di bonifico. Senza la buona prassi di chiamare per la conferma verbale di tutte le modifiche ai bonifici bancari, 50,000 dollari sarebbero potuti scomparire in un istante.

Conclusioni:

Le policy e le procedure sono una componente fondamentale di tutti i programmi di sicurezza informatica di difesa approfondita. Questi documenti devono essere costantemente aggiornati almeno due volte l'anno, devono essere comunicati automaticamente ai dipendenti al momento dell'assunzione e devono adattarsi alle circostanze mutevoli. Nella primavera del 2020, il mondo intero si è adattato a un'epidemia pandemica e le policy sul lavoro da casa hanno dovuto essere aggiornate per adattarsi a questa nuova realtà. Una comunicazione efficace è fondamentale per gestire un'azienda di successo. Le policy e le procedure sono uno degli strumenti migliori per raggiungere una comunicazione efficace e stabilire aspettative costruttive con i dipendenti.

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